شاید این روزها زیاد عبارت «اتوماسیون اداری» رو می شنوین، ولی شاید دقیقا نمی دونین که اتوماسیون اداری چیه؟ اتوماسیون اداری به معنای کامل سازی عملیات و امور اداریه؛ عملیات و اموری که با مدیریت اطلاعات در رابطه هستن. وسایل زیادی واسه اتوماسیون یا خودکارسازی عملیات موجوده و گسترش وسایل الکترونیکی مختلف رایانه ای و چاپگرها، دستگاه های کپی و … در مرکزیت خیلی از پیشرفتای گذشته اتوماسیون اداری قرار دارن.

ذخیره داده های نپخته، انتقال داده های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب وکار الکترونیک به جلو بردن فعالیتای پایه در اتوماسیون اداری کمک می کنه. تاریخ اتوماسیون اداری جدید از زمانی شروع شد که دستگاه های نوشتن (تایپ) و کپی جانشین فعالیتایی شدن که با دست انجام می گرفت. این روزها اتوماسیون اداری تنها به ماشینی کردن فعالیتای دستی محدود نیس، بلکه با کمک اون میشه اطلاعات رو به شکل الکترونیکی ردوبدل کرد.

ظهور رایانهای شخصی در اتوماسیون اداری انقلابی ایجاد کرده و امروز سیستمای عملیاتی معروف و تعاملی با کاربران تکمیل و تکمیل تر شده و به بخشای مختلف کسب وکار هم نفوذ کردن. طوری که در هر کسب وکاری کمه کم از یک رایانه ی تجاری در فعالیتای روزانه ی خود بهره می گیرن. حتی کوچیک ترین شرکتا هم از فناوریای رایانه ای واسه ثبت اطلاعات پولی، داراییا، پرداختا (حقوق، دستمزد و…) و بقیه اطلاعات کسب وکار خود استفاده میکردن. با ما همراه باشین تا دقیق تر بدونین اتوماسیون اداری چیه؟

  • داشبورد مدیریتی چیه و چه فایدهایی داره؟
  • مدیریت تغییر در سازمان و نحوه اجرا اون
  • مدیریت علم چیه؛ آشنایی با تعریف، امتیازات و عوامل موفقیت اون

در سالای ۱۹۸۰ میلادی استفاده از اتوماسیون اداری کم کم ظهور کرد و به عنوان گزینه ای کاربردی اما اختیاری مورد بهره ورداری بعضی شرکتا و ادارات قرار گرفت. اما در سالای ۱۹۹۰ این وسیله جدید به یکی از اولویتای کار اداری تبدیل شد. بعد از ورود به هزاره ی گذشته هم این اولویت به زور در انجام کسب وکار تغییر پیدا کرده.

پایه اتوماسیون اداری چیه؟

به طورکلی اتوماسیون اداری ۳ وظیفه ی کلی برعهده داره: ذخیره اطلاعات، تبادل داده ها و مدیریت داده ها. در هر کدوم از این بخشا از نرم افزارها و سخت افزارهایی واسه جلو بردن اهداف و عملیات استفاده می شه.

ذخیره اطلاعات

اولین بخش ی کاری اتوماسیون اداری به ذخیره اطلاعات بازمی شه. ذخیره اطلاعات معمولا مربوط به اموری چون ثبت فُرما و مستندات جورواجور اداریه. کاربرد داده ها شامل دریافت و ویرایش فایلا، تصاویر یا داده های صفحه گستردهه. بسته های نرم افزاری تحت دسکتاپ و پردازش متن، داده های متنی و گرافیکی نپخته رو بررسی و پردازش می کنن و نرم افزارهای صفحه گسترده هم کار با داده های عددی رو آسون تر می کنن. برنامه های تصویری هم ویرایش تصاویر رو ممکن میسازن.

نرم افزارها و برنامه های پردازش متن امور مربوط به متون و نوشتار رو آسون تر می کنن. این نرم افزارها عادی ترین و آسونترین وسیله از وسایل اتوماسیون اداری هستن و امکان دخل وتصرف در داده هایی که معمولا از راه صفحه کلید به سیستم وارد می شه رو برعهده دارن و خدمات عالی در مورد ی نوع تایپ، ویرایش و چاپ مدارک و مستندات ارائه میدن.

یکی از امکانات خیلی عالی این نرم افزارها الگوهاییه که امکان انتخاب اندازه، فونت، سبک پاراگراف نویسی، پاورقیا، عنوان گذاری و … رو در اختیار کاربر می ذاره. پس در هر بار استفاده ی دوباره از یک فایل تایپ شده لزومی به تنظیم دوباره ی موارد ذکرشده نیس. با وجود نرم افزارهای جدید نشر رومیزی، خیلی آسون میشه نوشته رو با عکسا، تصاویر، نمودارها، جلوهای گرافیکی و … ترکیب کرد.

نرم افزارهای پردازش تصاویر و سیستما از دیگر حمایت کننده اتوماسیون اداری جدید هستن. نمونه ای از این اطلاعات تصویری شامل اطلاعات چشمی، عکسا و بقیه اطلاعات گرافیکی مثل نمودارها و جدول هاست. این تصاویر به فایلای دیجیتالی تبدیل می شن و روش ویرایش اونا با فایلای متنی متفاوته. در نرم افزارهای پردازش داده ها و نشر رومیزی به هر واژه یا نویسه ای (کاراکتر) جداگونه نگاه می شه اما در سیستم پردازش تصویر، تموم تصویر به عنوان یک واحد کلی مورد پردازش و بررسی قرار میگیره.

مطلب مرتبط :   مرجع آگهی و نیازمندیها : سایت دو فانوس

یکی از کاربردهای گسترده ی برنامه های پردازش تصاویر در ارائه ها و سخنرانیای اداری و شرکت هاست. به کمک نرم افزارهای چندرسانه ای میشه از ترکیب وسایل ارائه مثل تصویر، ویدئو، متن و … استفاده کرد. برنامه های صفحه گسترده هم به شما اجازه دست کاری و دخل و تصرف در داده های عددی رو میدن. از نمونه های راحت این نرم افزارها میشه به «ویسیکالک» (Visicalc) و «لوتوس۱۲۳» اشاره کرد. این نرم افزارها فعالیتای عادی اداری در مورد ی ثبت و پیگیری امور رو خوب برعهده می گرفتن.

یکی از ویژه ترین کاربردهایی که نرم افزارهای صفحه گسترده در اختیار کاربران می ذارن، امکان استفاده متغیرها در حالت پیش فاکتوره. پیش عامل کردن داده ها باعث می شه کاربر توانایی تغییر متغیرها و اعمال محاسبات دوباره طبق متغیرهای جدید رو به دست بیاره. خیلی از کسب وکارها از نرم افزارهای صفحه گسترده واسه مدیریت امور پولی، طرحای پولی و حسابداری کمک می گیرن.

تبادل داده ها

تبادل داده ها هم به اندازه مؤلفه دیگر اتوماسیون اداری یعنی ذخیره سازی داده ها دارای اهمیته. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات بین کاربران مختلف رو ممکن می کنه. پُست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونه هایی از وسایل انتقال الکترونیکی هستن. سیستمایی که اجازه انتقال به هنگام یا فوری اطلاعات رو میدن (مثلا امکان ایجاد مکالمات آنلاین ویدئویی و…) در دسته سیستمای به اشتراک گذاری الکترونیکی قرار می گیرن.

این سیستما نمایان گر طبیعت مشارکتی سیستمای اتوماسیون اداری هستن. سیستمای اداری ای که توانایی به اشتراک گذاری اطلاعات بین چندین کاربر رو فراهم می کنن، با عنوان گروه افزار هم شناخته می شن. یکی از انواع گروه افزارها، سیستمی واسه برگزاری جلسات گروهی الکترونیکیه. این سیستم به افراد در نقاط مختلف جغرافیایی امکان ایجاد تماس به هنگام و هم زمان رو می ده.

شرکت کنندگان در این جلسات می تونن تنها به اندازه یک اتاق در اداره از هم دور باشن یا کیلومترها فاصله داشته باشن. سیستمای الکترونیکی از راه دور، معمولا از یک خط تلفن واسه انتقال داده استفاده می کنن، درحالی که ردوبدل کردن متداوم اطلاعات معمولا به یک شبکه محلی رایانه ای (بی خطوط تلفنی خارجی) نیاز داره.

اثر کاربردی این سیستمای اشتراک گذاری اطلاعات عنصری بوده در جهت رشد مخابرات به عنوان گزینه ای در دسترس کاربران. به کمک این سیستما افراد می تونن از خونه رابطه خود رو با اداره حفظ و پیگیری کنن. سیستما و نرم افزارهای انتقال الکترونیکی امکان انتقال اطلاعات از اداره رو ممکن میسازن. پست الکترونیکی از ذخیره و حافظه ی طبق رایانه و یه سری از قراردادای ارتباطات شبکه ای عادی از کاربری به کاربر دیگر استفاده می کنه.

بیشتر این سیستما به کاربران اجازه میدن تا پیام الکترونیکی خود رو به بیشتر از یک گیرنده بفرستند. گرچه این روش در ظاهر مثل استفاده از کاربن واسه افزایش نامها واسه بیشتر از یک گیرنده اما امنیت، خودکار بودن و امکان مدیریت اون با وجود گزینه هایی چون ساخت پروندهای الکترونیک یا یادداشتا، بین این نمونه و مثل قدیمی اش فرق ایجاد می کنه.

پست صوتی هم کاربردهای مشابهی ایجاد می کنه که رسیدن به اون از راه تلفن مقدوره و نه رایانه. بقیه ماشینا و ابزراهای سنتی هم در حال گسترش ظرفیتای خود واسه تبادل داده ها هستن. مثلا دستگاه های افزایش دیجیتالی کاربردهای چندگانه ای یافته ان. (افزایش، چاپ، ارسال دورنما و عکس ورداری) و بقیه وسایل بی سیم هم امکان انتقال یا دسترسی به اطلاعات رو فورا و از هر نقطه ای ممکن میسازن. فقط کافیه گوشی موبایل هوشمند و خطوط اینترنتی رو در اختیار داشته باشین.

مطلب مرتبط :   عوامل و زمینه اختلال رفتاری از نظر روانشناختی

مدیریت داده ها

سیستمای اتوماسیون اداری، بیشتر واسه پیگیری داده های کوتاه مدت و دراز مدت استفاده می شن، مثلا واسه: طرحای پولی، برنامه های تخصیص نیروی کار، هزینه های بازاریابی، خرید داراییا و بقیه ابعاد کسب وکار. مدیریت وظیفه یا سیستمای برنامه ریزی، پروژه ها و فعالیتای مختلفی رو در اداره نظارت و کنترل می کنن و این کار رو از راه برنامه های زمانی، معادلات منابع و زمان بندی الکترونیکی پیش می برن.

ملاحظات اتوماسیون اداری: افراد، وسیله ها و محل کار

استفاده از سیستمای اتوماسیون و به روزرسانی اونا نیازمند رعایت ملاحظاتی در موردای گوناگونه و عوامل مختلفی ممکنه بر اثر این سیستما اثر بذارن. بعضی از این عوامل به ملاحظاتی درباره ی بودجه و فضای فیزیکی یا مثلا تغییرات در مورد ی زیرساختا و … مربوطه. دو عامل مهم دیگری که باید بررسی شه، آموزش کارکنان و پیشرفت ی گزینه های مختلف در اجرا اتوماسیون اداریه.

  • آموزش نیروها و کارکنانی که از اتوماسیون اداری استفاده میکردن و کسائی که این امکان رو واسه بقیه فراهم می کنن، خیلی مهمه. مهندسان سخت افزار و نرم افزار، مدیران اجرایی، کارشناسان مدیریت اطلاعات، کارمندان رده میانی و منشیان جزو افرادی هستن که از اتوماسیون اداری در سطح پایه و به طور روزانه استفاده می کنن.

به خاطر این آموزش این نیروها واسه کار با سیستمای اتوماسیون در ادارات و سازمانا به ضرورت بدل شده. کارایی سیستم اتوماسیون دقیق به میزان کارایی افرادیه که اونو طراحی و از اون استفاده می کنن. مدیران و صاحبان مشاغل و کسب وکارهای باهوش خوب میدونن که مقاومت نیروهای کاری شون در برابر استفاده از اتوماسیون اداری منافع اونا رو به طور چشم گیری کاهش میده.

در آینده نیاز به آموزش این سیستما کاهش پیدا می کنه و دلیل اون رشد و پیشرفت ی برنامه ها و سیستم هاییه که به شکل خودآموز تموم وظیفه ی آموزش به کاربر رو برعهده می گیرن. ولی فناوری هنوز به اون نقطه نرسیده پس ضرورت آموزش کماکان احساس می شه؛

  • انواع مختلفی از سیستمای اتوماسیون اداری از دید اندازه، شکل و موضوع موجوده. پس مدیران باید با هوشمندی و مطالعه قبلی و با توجه به بودجه ای که در اختیار دارن، به خرید این سیستما اقدام کنن. ازجمله مواردی که در انتخاب و خرید این سیستما باید مورد توجه قرار بگیره هزینه سیستم، زمان لازم واسه معرفی و آموزش اون، سطح حمایت و پذیرش فنی، شرایط و امکانات فیزیکی واسه معرفی سیستم، هماهنگی اون با بقیه سیستما و البته میزان پیچیدگی سیستمه (باید به هزینه و زمان آموزش دقت شه). این موارد باید متناسب با بخش ی کاری کسب وکار هر اداره بررسی شه.

با ظهور عصر اقتصاد توأم با اطلاعات و فناوری، کسب وکارهای کوچیک نباید خود رو از جریان روبه رشد و تکاملِ بوجود اومده عقب بندازن. اونا نباید از موج پیش رو غافل بمونن. بعضی از مدیران و کارآفرینان این کسب وکارها استفاده از سیستمای اتوماسیون اداری رو به بهونه ی هزینه سنگینی که به دنبال دارن، کنار گذاشته ان و فکر می کنن صرف هزینه و سرمایه گذاری روی این سیستما موجب ناتوانی اونا در تهیه ی ملزومات پایه ای کارشون می شه.

ولی واقعیت اینه که هرچه اجرا این فناوریا رو به عقب بندازن، پر کردن شکاف و خلأ بوجود اومده واسه اونا سخت تر میشه و پیوسته از قافله عقب خواهند موند. انتخاب با شماس: یا با آغوشی باز به طرف فناوریای تازه برید یا بازم با قلم و کاغذ مشتریان خود رو راه بندازین.

برگرفته از: inc.com

جلسات کاری رو تبدیل به وسیله موفقیت خود کنین