کاربردها و ابزارهای فناوری اطلاعات

کاربردها و ابزارهای فناوری اطلاعات

کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان ها

فناوری اطلاعات در سازمان ها دارای کاربردهای متفاوتی است، بیشتر صاحب نظران این گونه کاربردها را به دو نوع طبقه بندی نموده اند:

2-3-1- کاربرد عملیاتی

در ابعاد تخصصی، استفاده از فناوری اطلاعات را کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات می‌نامند. تهیه لیست حقوق، صدور احکام کارگزینی، پیش‌بینی  موجودی، برنامه ریزی تولید و توزیع و تخصیص نیروی کار، هزینه- یابی صنعتی، تهیه صورت‌های مالی و سود و زیان و دیگر وظایف تخصصی از جمله  زمینه‌های کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعاتی هستند. در این سطح فناوری اطلاعات و رایانه موجب گسترش خودکارشدن کارها و امور اداری شده و در نتیجه به انجام اقتصادی کارها و سرعت آن ها منتهی می‌شود. کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات در سازمان ها پیامدهای عمده زیر را در پی داشته است:

  1. افزایش بهره ‌وری؛
  2. افزایش اثر بخشی از طریق کاهش هزینه‌های عملیاتی که این کاهش از چند جهت امکان پذیر می‌گردد. با ورود فناوری اطلاعات به سازمان نیاز به نیروی انسانی کاهش می‌یابد.

فناوری اطلاعات با ایجاد امکان دسترسی به اطلاعات دقیق راجع به مواردی مانند سطح موجودی، سبب کاهش هزینه‌های عملیاتی شده، موجب کاهش سطح ضایعات و زمان لازم برای تولید می‌گردد؛

  1. ارائه روش‌های کنترل فعالیت‌های منابع انسانی؛
  2. افزایش قدرت رقابت سازمان در اثر پیشرفت‌های حاصله در کنترل کیفی و نوآوری؛

 

2-3-2- کاربرد اطلاعاتی

هرچند در ابتدا ابزار فناوری صرفا برای ماشینی کردن فرایندهای دفتری استفاده می‌شد، اما به سرعت این تفکر شکل گرفت که یک ابزار اطلاعاتی- ارتباطی ارزشمند است که می‌تواند به میزان زیادی بهره وری را افزایش دهد.

کاربرد اطلاعاتی فناوری اطلاعات سبب تسهیل جمع آوری، ذخیره، و انتشار اطلاعات می‌گردد. به عبارت دیگر اگر رایانه و دیگر فناوری‌های عملیاتی، در نقش کاربرد عملیاتی به عنوان یک وسیله و ابزار مکانیکی تبدیل داده به ستاده عمل می‌کنند، در نقش اطلاعاتی به عنوان یک عنصر و عامل اصلی در جمع آوری، انتقال و انتشار عناصر و عوامل اطلاعاتی به شمار می‌روند. نقش اطلاعاتی به کنترل و انتشار اطلاعات بر اساس اهداف، مقررات و استانداردهای سازمان کمک می‌کند. برنامه‌ریزی آموزش، تحقیقات بازاریابی، تحقیق در عملیات، پیش‌بینی فروش و… از جمله زمینه‌های کاربردی فناوری اطلاعات می‌باشند. این وظایف اغلب نقش ستادی و پشتیبانی وظایف تخصصی را دارا هستند.

کاربرد اطلاعاتی فناوری اطلاعات نیز نتایج زیر را به عهده دارد:

  1. کمک به انتشار اطلاعات رسمی در سازمان؛
  2. افزایش هماهنگی بیشتر بین واحدهای اصلی و فرعی سازمان؛
  3. دستیابی به سیستم‌های اطلاعات مدیریت استاندارد و پیشرفته؛
  4. تأمین اطلاعات لازم برای تصمیم گیری سریع و دقیق؛

مدیران به کمک این معلومات و بینش‌های اساسی و تجهیز به ابزار فناوری جدید تصمیم گیری و مهارت‌های کار با رایانه ها، لوح‌های فشرده، شبکه‌های تعامل اطلاعاتی و الکترونیکی، تصویری، و صوتی می‌توانند رفتار حرفه ای مناسب قرن بیست و یکم خود را برای افزایش اثر بخش کارایی و توسعه و بهسازی سازمان نشان دهند.

یکی از تأثیرات مهمی که فناوری اطلاعات در کتابخانه ها گذاشته تغییر در روش رهبری و مدیریت می‌باشد. روش رهبری و هدایت یکی از عناصری است که می‌تواند تأثیر مثبت و منفی بر تلاش‌های مدیریت تغییر ناشی از فناوری اطلاعات داشته باشد (بیات، 1389).

فناوری اطلاعات موجب تغییر در شیوه کسب و کار شده، به طوری که مدیریت این گونه سازمان ها با مسائل کاملا متفاوت در مقایسه با سازمان‌های عصر صنعتی مواجه شده اند. در نتیجه نحوه تصمیم گیری، منابع تصمیم، زمان و موضوعات مورد تصمیم گیری دگرگون شده و افراد تصمیم گیرنده در هر سطح از سازمان با مسائل خاص خود درگیر می‌باشند (مدهوشی، 1381).

فناوری اطلاعات موجب شده است که در مراحل تبدیل اطلاعات از شکلی به شکل دیگر تحولی رخ داده و اطلاعات تبلور یافته در اختیار مصرف کنندگان آن قرار گیرد. در واقع فناوری اطلاعات با تغییراتی که در روند ذخیره، بازیابی، و مدیریت اطلاعات ایجاد کرده نقش کتابداران و شکل‌های مختلف خدمات کتابخانه ها را نیز تغییر داده و آن ها را از بافت سنتی خود خارج نموده است. کاربرد فناوری اطلاعات در کتابخانه ها و مراکز اسناد به هر شکل و اندازه اساسا به سه عامل سخت افزار، نرم افزار، و نیروی انسانی بستگی دارد و مفهوم این جمله در برگیرنده انواع ابزارهای ارتباطی از قبیل رایانه، ماهواره، رادیو، تلویزیون، لوح‌های فشرده، تلفن، تلکس، نمابر، و بزرگراه‌های اطلاعاتی است. فناوری اطلاعات در بهسازی خدمات کتابخانه ها و تسریع در ارائه آن تأثیر چشمگیری داشته موجب تسهیل و سرعت در ارتباط و تصمیم گیری‌های بین مدیران و کتابداران شده است.

2-4- ابزارهای فناوری اطلاعات

فناوری اطلاعات شامل مجموعه ای از ابزارهای اطلاعاتی، اعم از وسایل ارتباط از راه دور، ابزارهای دیداری و شنیداری و ماشین‌های مربوط، توام با دانش، مهارت و شیوه استفاده از آن ها در تولید، پردازش، و دبیزش اطلاعات به منظور انتقال اطلاعات به جامعه استفاده کننده می‌باشد که در ادامه به برخی از این ابزارها اشاره می‌شود.

2-4-1- پست الکترونیک [1]

هدف از پست الکترونیکی آن است که به جای مبادله پیام‌های کاغذی (در داخل یا خارج سازمان) از مبادله الکترونیکی اطلاعات به صورت متن یا نمودار استفاده شود (صرافی زاده، 1388). در این سیستم ارتباطی، شخص می­تواند پیام الکترونیکی را به صورت خودکار به تمامی شرکت‌کنندگان یا اعضای گروه خاصی ارسال نماید (شیری، 1378). این رسانه تبادل جدی اطلاعات را برای تحقیق مشارکتی و گفتگوهای مهم میسر می­سازد (عطاران، 1383). از اینترنت و پست الکترونیک می­توان برای تسریع انتشار اطلاعات و ارسال و دریافت آن، دستیابی به اطلاعات و منابع گوناگون علمی در اینترنت و هزینه نسبتاً کم برقراری ارتباط استفاده کرد (ابراهیمی، 1380).

این فناوری می‌تواند پیام ها را در کسری از دقیقه به هر مقصد ممکن روی شبکه رسانیده، این سرعت نقل و انتقال یک امتیاز بسیار عمده محسوب می‌شود. امکان دیگر این فناوری ذخیره‌سازی پیام برای طرف مقابل است. یعنی ارسال پیام منوط به حضور طرف مقابل بر روی شبکه نیست بلکه می‌توان پیام را در صندوق پستی گذاشت و ضبط کرد و به محض اینکه کاربر با شبکه تماس بگیرد، از وجود نامه جدید در صندوق پستی خود مطلع شده و در صورت تمایل نامه را می‌خواند.

مطلب مرتبط :   عوامل و پیامدهای تاثیرگذار برفرایندهای فشار شغلی

2-4-2- دورنگار (فاکس مایل)[2]

با کمک فاکس می‌توان تصویر دقیقی از یک نسخه اصلی را (با استفاده از بی سیم یا شبکه تلفنی) ارسال نمود به طوری که توسط گیرنده قابل دریافت و ترکیب باشد. در یک برگ کاغذ A4 در حدود 75000 بیت رمز وجود دارد که فرآیند تبدیل فاکس را کند و خسته کننده می‌سازد، لذا ممکن است یک خط تلفن برای ارسال فاکس مدت طولانی اشغال شود.

2-4-3- کنفرانس از راه دور[3]

تله کنفرانس فناوری دیگری است که در سایه فناوری اطلاعات بوجود آمده است. در این فناوری امکان این کار وجود دارد که چند کاربر به طور همزمان از طریق کامپیوتر خود با سایر کاربران در شبکه در ارتباط باشند. کاربرانی که در این محیط قرار گرفته، مطالبی را ارسال می‌کنند و دیگر کاربران به طور همزمان در جریان قرار می‌گیرند. در این حالت دیگر فاصله جغرافیایی معنا و مفهومی ندارد و هرکس در هر مکانی می‌تواند به طور همزمان با دیگر کاربران شبکه ارتباط برقرار کند. امکانات و تسهیلات ویژه‌ای در این فناوری وجود دارد. به طور مثال می‌توان پیامی را برای یکی از کاربران ارسال کرد به گونه‌ای که دیگر کاربران که در حالت گفتگوی مشترک هستند از آن مطلع نشوند.

با استفاده از این امکان می‌توان از انجام بسیاری از سفرهای کاری خودداری کرد، و در حالاتی که مسئله با یک گفتگوی ساده قابل حل و فصل است دیگر ضرورت ندارد که افراد مختلف از جاهای مختلف به نقطه خاصی رفته و باهم مذاکره کنند. هرچند مذاکره رودررو دارای مزایا و ویژگی‌های خاص خود می‌باشد. به عبارت دیگر این امکانات تمامی سفرهای کاری را نفی نمی‌کند بلکه تنها برخی از سفرهای کاری از برنامه حذف خواهند شد.

این فناوری نمونه بارزی است از تبدیل جهان به دهکده ارتباطات و ابزاری است که استراتژی استفاده از سازمان‌های مجازی را ممکن می‌سازد، طراحی محصولات و بحث بر مسائل مختلف کاری در پرتو این فناوری به راحتی و سرعت امکان‌پذیر شده است. کنفرانس از راه دور این امکان را فراهم ساخته که افرادی در نقاط دور دست از یکدیگر بتوانند در اتاق هایی که به وسایل ویژه‌ای مجهزند نشسته و با دیدن و شنیدن سخنان یکدیگر، به کار بپردازند.

2-4-4- کنفرانس صوتی (شنیداری)

در کنفرانس صوتی از رسانه ارتباطی صوتی برای برقراری ارتباط بین افرادی استفاده می‌شود که از نظر جغرافیایی پراکنده هستند، اما مایل اند برای حل مسأله ای مشترک یک گردهمایی داشته باشند. ارتباط کنفرانس که توسط آن دو یا چند نفر می‌توانند در یک مکالمه تلفنی شرکت نمایند، اولین شکل کنفرانس صوتی بوده و هنوز هم قابل استفاده می‌باشد. اما سیستم‌های دقیق تری نیز وجود دارد. بدین ترتیب که سازمان ها غالبا مدارهای ارتباطی- صوتی خصوصی با کیفیت بالا را بین واحدهای شرکت کننده در کنفرانس قرار می‌دهند، به طوری که هر سایت با روشن کردن یک کلید می‌تواند در کنفرانس حضور پیدا کند.

کنفرانس صوتی برای سازمان هایی قابل توجه است که در یک منطقه جغرافیایی گسترده پراکنده می‌باشند و گروه می‌تواند با استفاده از ارتباطات صوتی به مبادله اطلاعات و هماهنگ نمودن فعالیت‌های خود بپردازد.

2-4-5- کنفرانس ویدیویی (صوتی-تصویری)

در کنفرانس ویدیویی، علایم صوتی با علایم تصویری همراه می‌باشد. در کنفرانس ویدیویی نیز مانند کنفرانس صوتی از رایانه استفاده نمی شود و ابزار دریافت و ارسال علایم صوتی و تصویری تلویزیون می‌باشد. بدین ترتیب افرادی که در یک محل قرار دارند در حالی که کنفرانس اجرا می‌شود می‌توانند ضمن دیدن تصویر افرادی که در محل دیگر قرار دارند، صدای آن ها را نیز بشنوند.

کنفرانس ویدیویی سال ها است که در کشورهای غربی مورد استفاده قرار گرفته و بسیار با صرفه است. ارتباط صوتی-تصویری دو طرفه می‌باشد، و دقیقا مانند آن است که افراد در یک اطاق حضور دارند. افرادی که در حال دریافت پیام یا سخنرانی هستند، می‌توانند در گفتگو با افراد دیگر که در حال دریافت پیام یا سخنرانی هستند، ارتباط برقرار کنند (صرافی زاده، 1388).

2-4-6- کنفرانس رایانه ای

در کنفرانس رایانه ای از شبکه ای استفاده می‌شود که به یک رایانه متصل می‌باشد به طوری که افراد بتوانند در خلال اجرای کنفرانس به مبادله اطلاعات بپردازند. نحوه کار کاملا شبیه پست الکترونیکی می‌باشد. در واقع در هر دو طرف از نرم افزار و سخت افزار مشابهی استفاده می‌شود.

تفاوت کنفرانس رایانه ای و پست الکترونیکی این است که شرکت در کنفرانس رایانه ای محدود به یک گروه خاص و تخصصی می‌شود، لذا اطلاعات مبادله شده محدود به فعالیت مربوط به همان گروه خاص می‌شود.

در کنفرانس رایانه ای برای مبادله اطلاعات لزومی به حضور هم زمان شرکت کنندگان نیست، در حالی که در کنفرانس ویدیویی شرکت کنندگان باید در یک زمان مشخص در کنفرانس حضور داشته باشند.

2-4-7- پست صوتی[4]

سیستم‌های پست صوتی یا (VMS) نظیر تماس‌های تلفنی غیر همزمان می‌باشند. این سیستم ها به فرستنده پیام این امکان را می‌دهد تا صدا را (معمولا روی دیسک یا سرور) به شکل دیجیتالی ذخیره نماید تا در فرصت مناسب، مخاطب (یا گیرنده) از تلفن خود استفاده نماید (صرافی زاده، 1388).

سیستم پست صوتی پیام‌های گفتاری فرستنده را به شکل داده‌های رقومی تبدیل می‌کند، آن را از طریق شبکه ها انتقال داده و برای بازیابی و استفاده بعدی بر روی دیسک ذخیره می‌کند. هنگامی که دریافت کننده آماده گوش دادن به پیام باشد آن را به شکل شنیداری تبدیل می‌کند. دریافت کننده می‌تواند از گزینه‌های مختلفی استفاده کند: پیام را برای استفاده بعدی ذخیره کند، آن را حذف کند، یا برای افراد دیگری ارسال کند (لاودن و لاودن، 1380).

مطلب مرتبط :   پروتکل های درمانی سرطان در کودکان

2-4-8- ویدیوتکس یا پیام نما[5]

در ویدیوتکس از رایانه برای نمایش اطلاعات بر روی صفحه نمایش استفاده می‌شود. اطلاعات می‌تواند به صورت متن، نمودار، و جدول در حافظه جانبی کامپیوتر ذخیره شود.

سیستم‌های پیام نما را می‌توان بر اساس رسانه مورد استفاده به دو گروه زیر طبقه بندی نمود:

  1. ویو دیتا[6] ؛
  2. تله تکست[7] ؛

در ویو دیتا از تلفن یا شبکه تلویزیونی کابلی استفاده می‌شود، و تعامل محدودی بین کاربر و رایانه (از طریق صفحه کلید) وجود دارد، در حالی که در تله تکست از کانال‌های معمولی تلویزیون استفاده می‌شود و ارتباط یک طرفه می‌باشد.

2-4-9- پایگاه داده‌های عمومی

از ویو دیتا و تله تکست بدین منظور استفاده می‌شود که اطلاعات واقعی در اختیار کاربران قرار گیرد. اما به خاطر محدودیتی که در کار تعامل آن ها وجود دارد، استفاده از دو سیستم توسط محیط تجاری آن ها محدود می‌شود و نمی توان از قابلیت هایی که برای کار با داده ها و جستجوهای پیچیده که برای یک سیستم استاندارد پایگاه داده ها وجود دارد، استفاده نمود. این خدمات توسط نهادهای دولتی، بین المللی و سازمان‌های تجاری به شکل پایگاه داده‌های عمومی ارائه می‌شود که انبوه اطلاعات برای دسترسی پیوسته از طریق شبکه‌های بزرگ یا جستجوی گروهی به صورت ذخیره شده وجود دارد.

2-4-10- شبکه گسترده جهانی[8]

شبکه گسترده جهانی منبعی اطلاعاتی است که استفاده تجاری و دانشگاهی آن روز به روز بیشتر می‌شود. این شبکه بر روی شبکه جهانی اینترنت قرار دارد و آدرس  URLدسترسی به آن از طریق آدرس[9] انجام می‌شود. این شبکه در سال 1996 در حدود 8/12 میلیون استفاده کننده داشته است و در سال 2003 بیش از 110 میلیون کاربر در شبکه وجود داشته است (صرافی زاده، 1388). از سال 1990، به دنبال اختراع وب، متن کامل مقاله‌های منتشر شده در مجله­های علمی به صورت الکترونیکی و دسترسی آزاد در اختیار پژوهشگران قرار می­گیرد، به صورتی که وب به یکی از مجراهای اصلی ارتباط علمی میان پژوهشگران تبدیل شده­است (نوروزی، 1385).

 

2-4-11- چت (گفتگو)[10]

گفتگوی زنده[11] یکی از خدمات اینترنت است که افراد از طریق رایانه‌های خود در هر کشوری که باشند با یکدیگر به طور هم­زمان متصل شده و از طریق تایپ متون و انتقال صدا و تصویر به گفتگو می­پردازند. فضایی که گفتگو در آن انجام می­شود اتاق گفتگو نام دارد. در اکثر اتاق‌های گفتگو مکالمات حول یک موضوع از قبل تعیین شده انجام می­شود (اسنل[12]، 1379).

دو یا چند نفری که به طور همزمان به اینترنت وصل شده اند به طور زنده، محاوره ای و نوشتاری با یکدیگر گفت و گو می‌کنند. IRC[13] نرم افزار عمومی برای گفت و گو در اینترنت می‌باشد. گروه‌های گفت و گو به کانال‌های تقسیم می‌شوند که به هر کدام از آن ها موضوعات محاوره خودشان اختصاص داده می‌شود. اگر افرادی که از آن استفاده می‌کنند زمان خاصی را برای “ملاقات” و “صحبت” در موضوع به خصوصی انتخاب کنند، گفت و گو ابزار بازرگانی و ارتباطی مؤثر خواهد بود (لاودن و لاودن، 1380).

2-4-12- اتوماسیون اداری

رواج ریز کامپیوتر در ادارات، با انتشار روزافزون محصولات جدید ارتباطی، رایانه ای و ذخیره سازی اطلاعات و تغییرات اساسی در روش اجرای امور اداری همراه بوده است. در ابتدای کار از سیستم‌های رایانه ای برای مکاتبات به صورت مستقل استفاده می‌شد اما به مرور زمان رایانه ها به یکدیگر مرتبط گردیدند. این ارتباط به کاربران اجازه می‌دهد نه تنها از فایل‌های مکاتبات به صورت مشترک استفاده نمایند، بلکه می‌توانند برای یکدیگر پیام ارسال کنند. امروزه انواع مختلفی از سیستم‌های اتوماسیون اداری وجود دارد.

ابزارهای مذکور می‌تواند به مسئولین سازمان ها و کتابخانه ها در تصمیم گیری هایی در تمامی زمینه ها از جمله مجموعه سازی، خدمات فنی، مرجع و … کمک کند. البته استفاده از این ابزارها در کتابخانه‌های گوناگون متفاوت بوده، مثلاَ در کتابخانه‌های تخصصی ارتباط بین مسئولین سازمان و کتابداران می‌تواند از طریق پست الکترونیکی، فاکس، کنفرانس صوتی، اتوماسیون، شبکه گسترده جهانی و یا حتی در برخی موارد کنفرانس ویدیویی باشد. اما در زمینه استفاده از این فناوری ها مدیران باید توجه نمایند که فناوری اطلاعات هدف نیست بلکه وسیله ای است برای رسیدن به هدف، هر چند که نوآوری و خلاقیت را برانگیخته و در بهبود کیفیت و حتی کمیت خدمات کتابخانه ها تأثیر دارد اما مهم تر از آن، انسان کارگزار و کاربر است که نباید در معرض هجوم این پدیده قرار گیرد و به جای بهسازی از بیماری انزوا و خود انفعالی برخوردار شود. ارائه خدمات در کتابخانه‌ها، در عصر فناوری اطلاعات و ارتباطات بر این اندیشه برنامه ریزی و ارائه می‌شود که حریم حرمت انسانی همیشه حفظ شود و با استفاده اصولی از این ابزار مفید همراه با آموزش صحیح، جریان ارتباط میان کتابخانه و جامعه را خوش آهنگ و ثمر بخش کند. فناوری اطلاعات هم می‌تواند جایگزین مهارت و کوشش افراد شود و هم مهارت آن ها را تکمیل نموده و افزایش دهد که هردو حالت برکیفیت ارائه خدمات کتابخانه ها تأثیر گذار است. مسلما کاربرد صحیح فناوری اطلاعات در ارائه خدمات به معنای سازگار ی آن با برنامه‌های پژوهشی و اطلاع رسانی جامعه است که دائما در حال توسعه و گسترش می‌باشد و به خط مشی صحیحی بستگی دارد که آگاهانه تهیه و تدوین شده تا ضمن قوام بخشیدن به فعالیت‌های جاری، آینده نیز ترسیم گردد.

[1] E-mail

[2] Fax. mile

[3] Teleconfrencing

[4] Voice mail

[5] Video text

[6] View data

[7] Teletext

[8] World wide web (www)

[9] Universal remote locator (URL)

[10] Chatting

[11] Internet Relay chat

[12] Sniele

[13] Internet Relay Chat(IRC)

Close Menu