برگزاری جلسه آنلاین روز به روز رواج بیشتری می یابد. برگزاری این نوع جلسات مزیت های متعددی دارد. شاید نداشتن محدودیت جغرافیایی و عدم اتلاف زمان در رفت و آمد، از اصلی ترین دلایلی باشند که سبب رونق این نوع جلسات شده اند. با وجود مزیت های مختلف، نقطه عطف گسترش جلسات آنلاین را می توان شیوع همه گیری ویروس کرونا دانست. به دلیل محدودیت های مختلف ناشی از شیوع این ویروس، شرکت های بزرگ و کوچک، همگی به برگزاری جلسه آنلاین روی آوردند.
با افزایش مجموعه هایی که جلسات خود را به صورت آنلاین برگزار می نمایند، یافتن راه هایی برای تاثیرگذاری بیشتر این جلسات، دغدغه اغلب مدیران است. برگزاری جلسات به صورت آنلاین نکات خاص خود را دارد و بدون شک با برگزاری جلسات حضوری متفاوت است. در این مقاله قصد داریم تا شما را با نکات طلایی برگزاری جلسات آنلاین آشنا نماییم. با ما همراه باشید:
انتخاب بستر مناسب برای برگزاری جلسه آنلاین
اولین قدم برای برگزاری جلسه آنلاین، این است که بستر مناسب برگزاری جلسه را انتخاب کنید. شما می توانید جلسه آنلاین خود را از طریق واتس آپ، اسکایپ، زوم یا … برگزار نمایید. این پلتفرم ها از نظر تعداد ظرفیت نفرات، سرعت اینترنت مورد نیاز و … با یکدیگر متفاوتند. بهتر است با امکانات و قابلیت های آشنا شوید.
با آگاهی می توانید پلتفرم ایده آل را بهتر انتخاب کنید. برای مثال واتس آپ یک پلتفرم در دسترس است که می تواند برای جلسات 4 نفره ایده آل باشد. اغلب افراد نحوه کار با این پلتفرم را نیز می دانند. اما در صورتی که قصد نمایش فایل مثل پاور پوینت را دارید، بهتر است به سراغ دیگر پلتفرم ها بروید. چون این قابلیت برای این پلتفرم تعریف نشده است.
اسکایپ پلتفرم دیگری است که امکانات خوبی برای نمایش فایل پاورپوینت و … دارد. البته برای استفاده از این پلتفرم نیاز به سرعت بالای اینترنت دارید. بنابراین پلتفرم مناسب کاملا متناسب با نیاز شما انتخاب می شود. به این نکته هم دقت کنید که بسترهای مناسب برگزاری جلسات آنلاین با بسترهای مناسب برگزاری کلاس های آموزشی متفاوت است.
استفاده از لپ تاپ یا گوشی تلفن همراه
دومین دغدغه کسانی که قصد برگزاری جلسه آنلاین دارند، وسیله مناسب است. انتخاب میان لپ تاپ و گوشی، وابسته به شرح وظایف و برنامه شما در جلسه آنلاین می باشد. اگر می خواهید فایلی ارائه کنید، بهتر است از لپ تاپ استفاده کنید.
اگر تنها شنونده هستید و ممکن است گاهی اعلام نظر کنید، می توانید به راحتی با گوشی نیز در جلسه آنلاین شرکت نمایید. در هر دو حالت، بهتر است از هدست استفاده کنید. استفاده از هدست باعث می شود تمرکز بهتری بگیرید و صداهای اضافی محیط کمتر ایجاد مزاحمت نمایند.
در صورتی که قصد استفاده از دوربین را دارید، بهتر است از یک دوربین با کیفیت مناسب استفاده کنید. به هنگام صحبت کردن به دوربین نگاه کنید. اغلب افراد به اشتباه به صفحه نمایش نگاه می کنند. سعی کنید دوربین هم سطح با چشمان شما قرار گیرد تا تصویر مناسبی از شما نمایش داده شود.
تامین الزامات برگزاری جلسه آنلاین
در برگزاری جلسه آنلاین لازم است از نظر فنی سیستم خود را چک کنید تا مشکلی نداشته باشد. برای مثال قبل از جلسه میکروفون و دوربین را چک کنید و از کارایی آنان اطمینان حاصل نمایید. لپ تاپ یا گوشی شما باید به اندازه کافی شارژ داشته باشد. به سرعت اینترنت در دسترس خود نیز توجه کنید. استفاده از دیگر برنامه ها، ممکن است باعث افت سرعت اینترنت شما شود.
برای مثال استفاده از اینستاگرام() می تواند سرعت اینترنت شما را به میزان زیادی تحت تاثیر قرار دهد. همچنین نوتیفیکیشن های واتس آپ، تلگرام و … را بی صدا کنید. این پیام رسان ها ممکن است در جلسه ایجاد مزاحمت نمایند. همچنین توصیه می شود، چند کار را به صورت همزمان انجام ندهید و بر روی جلسه تمرکز کنید.
انتخاب محل برگزاری جلسه نیز اهمیت دارد. یک مکان آرام و بی صدا انتخاب کنید. اگر از دوربین استفاده خواهید کرد، به نور محیط دقت کنید. محلی را انتخاب کنید که نور کافی داشته باشد و ضد نور نباشد. توصیه می شود دیوار پشت سر خود را سفید رنگ انتخاب کنید. محیط های شلوغ و پر زرق و برق، تمرکز بیننده شما را بر هم می زند. اگر می خواهید مخاطب رسمیت جلسه را بیشتر احساس کند، لباس مناسب تن کنید.
تهیه راهنمای جلسه قبل از برگزاری
قبل از برگزاری جلسه آنلاین، راهنمایی تهیه کنید و برای مدعوین جلسه ارسال کنید. اطمینان حاصل کنید که تمامی مدعوین از الزامات، آگاهی کافی دارند و می توانند به راحتی در جلسه شرکت نمایید. برای مثال می توانید بستر جلسه را معرفی کنید و به مدعوین بگویید که پلتفرم مربوطه را از کجا تهیه نموده و چگونه نصب نمایند.
می توانید توصیه های لازم را نیز قبل از جلسه ارسال کنید. برای مثال می توانید از حاضرین بخواهید که از اینترنت با حداقل سرعت مشخصی استفاده نمایند یا فایل ارائه خود را با فرمت پی دی اف بارگذاری کنند. نفری را برای پشتیبانی و پاسخگویی به سوالات احتمالی تعیین کنید.
به تفاوت جلسات آنلاین و حضوری توجه کنید!
اگر به دنبال برگزاری جلسه آنلاین موثری هستید، باید به تفاوت های این نوع جلسات با جلسات حضوری توجه کنید. برای مثال در جلسات آنلاین طولانی، احتمال پرت شدن حواس حاضرین بیشتر است. بنابراین تلاش کنید، جلسات را در زمان های کوتاه تری برگزار نمایید.
همچنین تعاملی بودن جلسات و جلب مشارکت افراد می تواند مفید باشد. سعی کنید لحن یکنواخت و خسته کننده ای نداشته باشید. لحن شما به عنوان میزبان و برگزار کننده، می تواند تاثیر زیادی در سطح انرژی برای تمرکز و دقت داشته باشد. به این نکته نیز توجه کنید که در جلسات آنلاین، خستگی و کم انرژی بودن شما بیشتر جلب توجه می کند.
به ویژه اگر تنها قرار است صدای شما شنیده شود، سعی کنید زمانی که انرژی کافی دارید، جلسه آنلاین برگزار نمایید. در جلسات آنلاین، سعی کنید همزمان با دیگران صحبت نکنید. در صورتی که متوجه صحبت دیگر حاضران شدید، صحبت خود را قطع کنید. صحبت با مکث و با آرامش نیز می تواند گیرایی مطالب شما را بیشتر کند.
آداب و رسوم جلسات را به جای آورید
برگزاری و مدیریت جلسات آداب و رسومی دارد. در برگزاری جلسه آنلاین نیز باید این آداب و رسوم را به جای آورید. این کار باعث می شود تا جلسات رسمی شوند و تاثیرگذاری بیشتری داشته باشند.
برای مثال در ابتدای جلسه، لازم است تا مدیر یا دبیر جلسه، حاضرین را معرفی نماید. اگر مدیریت جلسه را بر عهده دارید، از حضور حاضرین تشکر کنید. زمان پایان جلسه را اعلام کنید و دستور جلسه را قبل از هر کاری قرائت کنید. برای جلسات آنلاین نیز صورت جلسه تهیه کنید و آنها را مستند کنید. مصوبات جلسات را پیگیری کنید.