آشنایی با آداب تهیه متن توصیف نامه

آداب تهیه متن توصیف نامه شاید از دید بسیاری از افراد سهل و آسان باشد اما همین مورد با بایدها و نباید های بسیار همراه است. توصیف نامه می تواند یک ابزار قدرتمند بازاریابی برای هر شغلی باشد. اگر برای نوشتن توصیف نامه به شما مراجعه شده است ، یا اگر داوطلب شده اید که مقاله ای توصیفی بنویسید

در گام اول باید آشنایی با توصیف نامه داشته باشید لذا لازم است تا آداب تهیه متن توصیف نامه را بدانید. یک توصیف نامه خوب باید مفید و قانع کننده باشد. برای نوشتن یک توصیف قدرتمند، با شرح مشکلی که با آن روبرو شدید شروع کنید. سپس توضیح دهید که چگونه محصول یا خدمتی که درباره آن می نویسید مشکل شما را حل کرده است. در پایان با پیشنهاد محصول یا خدمات به دیگران، آن را به اتمام برسانید.

بیان مشکل شما در محتوای توصیف نامه مشتری:

1- خودتان را معرفی کنید. به عنوان اولین قدم در آداب تهیه متن توصیف نامه لازم است تا ابتدا خود را با کمی اطلاعات در مورد اینکه چه شخصی هستید، معرفی کنید. جزئیاتی را وارد کنید که به توصیفات شما وزن و اعتبار بیشتری می دهد.

اینکه محصول یا خدماتی که در مورد انها می نویسید چقدر به شغل و مشکل شما مربوط می شود، می تواند گزینه خوبی باشد. یکی از موارد مهم در بحث آشنایی با توصیف نامه این مورد است که می بایست نسبتاً کوتاه باشد ، بنابراین از اضافه نمودن نکات و مطالب غیر مرتبط پرهیز نمایید.

به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن یک توصیف درباره شامپوی جدید گیاهی برای سگ ها هستید ، این واقعیت که شما یک آرایشگر سگ می باشید، مهم خواهد بود. اما اگر برای یک مربی، توصیف نامه می نوشتید ، این واقعیت که شما یک آرایشگر سگ هستید ، بی ربط است.

2- درباره وضعیت خود بحث کنید. با توصیف مشکلی که پیش از امتحان محصول یا خدمتی که موضوع مقاله شما در مورد آن است ، توصیف نامه خود را باز کنید. مختصر توضیح دهید ، اما حقایق خاص را تا آنجا که ممکن است درج کنید. خاص بودن یکی از موارد مهم در آداب تهیه متن توصیف نامه است.

حقایق این امکان را به افرادی می دهد زمانی که توصیف نامه شما را می خوانند بتوانند وضعیت شما را قبل و بعد از استفاده از محصول یا خدمات با یکدیگر مقایسه کنند. لذا باعث اعتماد بیشتر به محصول شما خواهد شد.

از آنجایی که در آداب تهیه متن توصیف نامه مشتری اختصار مهم است، فقط حقایقی را بازگو کنید که مستقیماً تحت تأثیر محصول یا خدمات قرار گرفته اند. به عنوان مثال ، اگر شغل شما در خصوص مدیریت حساب های خود در شبکه های اجتماعی است ، ممکن است بگویید ‘صفحه فیس بوک تجارت من فقط 10 دنبال کننده دارد که به طور متوسط کمتر از یک بازدید در روز برای آن وجود دارد.’

3- گزینه های آزمایشی را لیست کنید. در صورت مرتبط بودن، ممکن است یک یا دو خط در مورد محصولات یا خدمات دیگری که برای حل مشکل خود استفاده کرده اید ، توضیح دهید. روشهای خاصی را توصیف کنید که محصولات یا خدمات دیگر نتوانسته اند به شما کمک کنند.

اگر یک رقیب برای محصول مد نظر را امتحان کرده اید و آن مورد نتوانسته است مشکل شما را برطرف کند، ذکر این موارد خاص می تواند مفید باشد. برای ادامه مثال شبکه های اجتماعی، ممکن است بگویید ‘ما Social Media X را استخدام کردیم تا حساب های خود را با آن مدیریت کنیم، اما پس از 30 روز آنها نتوانستند هیچ بازدید یا دنبال کننده دیگری به صفحه ما اضافه کنند.’

یک توضیح شخصی راجع به اینکه چه گزینه هایی استفاده نمودید و چه حس شکستی را با آنها تجربه کرده اید، اضافه کنید. خوانندگان در این شرایط با شما همدلی می کنند و به داستان شما جذب می شوند.

4- به هر موضوع ریزی توجه کنید. هر محصول یا خدمات دارای اشکالاتی هستند. اگر به هر دلیلی در ابتدا محصول یا خدمتی را که درباره آن نوشتید، رد کردید، درباره چگونگی حل این مسئله صحبت کنید و دلیایل بازگشت خود به محصول مذکور را بیان دارید.

‘هزینه به طور معمول یک مانع بالقوه است. به عنوان مثال، ممکن است بگویید، ‘ما تمایلی به استفاده از Social Media Z نداشتیم زیرا آنها دو برابر Social Media X هزینه دریافت می کردند. اما پس از عدم موفقیت در ارائه خدمات از X ، ما تصمیم گرفتیم از این محصول استفاده کنیم لذا بهترین تصمیمی بود که ما می توانستیم بگیریم.’

پیشنهاد میکنیم مقاله مطالعه نمایید

نشان دادن منافع

1- توضیح دهید که چگونه محصول یا خدمات مشکل شما را حل کرده است. در آداب تهیه متن توصیف نامه توجه به این موضوع بسیار اهمیت دارد لذا پاراگراف جدیدی را شروع کنید و توجه خود را به محصول یا خدمتی که درباره آن توصیه خود را می نویسید، معطوف کنید. دو یا سه واقعیت مهم راجع به محصول یا خدمات ذکر کنید.

لحظه ای وقت بگذارید تا محصول یا خدمات را معرفی کنید و کمی در مورد اینکه چیست یا چه کاری انجام می دهد صحبت کنید. سپس به طور خاص بگویید چه کاری برای شما انجام داده و چگونه به شما کمک نموده است.

به عنوان مثال ، ممکن است بگویید ‘Social Media Z بر افزایش دسترسی به شبکه های اجتماعی از طریق پست های سرگرم کننده و آموزنده در شبکه های اجتماعی تمرکز دارد. از زمان استخدام Social Media Z ، 237 دنبال کننده جدید به دست آورده ایم و فروش ما تقریباً سه برابر افزایش یافته است.’

یک رویکرد منحصر به فرد یا خلاقانه را برجسته کنید. اگر موردی در مورد کسب و کار یا محصولی وجود دارد که آن را از رقبا جدا می کند ، به طور خاص در مورد آن صحبت کنید. اگر راه حل های سفارشی متناسب با مشکل شما ارائه شده است ، آنها را ذکر کنید.

اگر این خدمات یا محصولات به شما کمک نموده است تا خلاقیت جدید در کسب و کاری را به دست آورید، در مورد آن صحبت می کنید ، به توصیف انتظارات شما کمک کند. به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید ‘من انتظار نداشتم که Social Media Z بیش از 20 یا 30 دنبال کننده برای ما داشته باشد ، اما آنها راهی برای جذب ده برابر بیشتر افراد پیدا کردند.’

2- یک یادداشت شخصی اضافه کنید. اگر خدمات مد نظر شما دارای بازدهی خوشحال کننده ای بود یا اگر شرکت فراتر از وظیفه کاری برای شما انجام داد ، یادداشتی مشتاقانه در این باره بنویسید. اگر از نزدیک با کارمند خاصی کار کرده اید ، آنها را به نام ذکر کنید. این مورد نیز یکی از گام های مهم در آداب تهیه متن توصیف نامه می باشد.

یادداشت های شخصی برای افرادی که نام می برید نیز معنی دارند و می تواند به کارفرمایان کمک کند تا بهترین کارمندان خود را شناسایی و پاداش دهند. اگر شخص خاصی شما را تحت تأثیر قرار داد ، در توصیفات خود درباره او صحبت کنید.

به عنوان مثال ، شما ممکن است بنویسید ‘در حالی که کل تیم فراتر از تصور من بود ، اما سالی زمان زیادی را صرف شناخت شرکت و نیازهای ما کرد. ما بدون سخت کوشی و توجه سالی به موفقیتی نمی رسیدیم.’

3- از ارقام خاص برای نشان دادن تأثیر استفاده کنید. به شرح پروژه ای که با آن روبرو شدید برگردید. ارقامی که برای نشان دادن نتایج استفاده می کنید باید با ارقامی که هنگام توصیف مشکل خود استفاده می کنید مطابقت داشته باشد ، بنابراین خوانندگان می توانند به راحتی مقایسه کنند.

به عنوان مثال ، اگر یک شرکت مدیریت شبکه های اجتماعی برای تجارت خود استخدام کرده اید و بر روی تعداد معدود افرادی که حساب های شبکه های اجتماعی شما را دنبال می کنند، متمرکز شده اید ، مشخص کنید که پس از کار شرکت استخدام شده ، چه تعداد دنبال کننده دریافت نمودید.

4- نحوه غلبه بر موانع را توضیح دهید. اگر در قسمت اول توضیحات خود به موانعی اشاره کرده اید ، اکنون به خوانندگان خود بگویید که نسبت به آنها چه احساسی دارید. به طور معمول یا مسئله به اندازه تصور شما نبود ، یا موفقیت ارزش آن را داشت.

به عنوان مثال ، اگر در استفاده از محصول یا خدمات به دلیل هزینه بالای آن تردید داشتید ، ممکن است بگویید ‘من نگران بودم که هزینه های Social Media Z بیش از حد بالا است ، اما پس از چنین موفقیت چشمگیر ، اکنون اطمینان دارم که ارزش این هزینه را داشته است! ‘

به اتمام رساندن متن توصیف نامه

1- تجربه خود را خلاصه کنید. در آخرین بخش از آداب تهیه متن توصیف نامه با استفاده از آمار و مدارک قابل استناد توضیح دهید که چگونه محصول یا خدمتی که درباره آن می نویسید مشکل شما را حل کرده است. همچنین می توانید در مورد دلیل نوشتن توصیف نامه نیز نکته ای اضافه کنید.

به عنوان مثال ، اگر شرکتی که محصول یا خدمات را ارائه می دهد از شما یک توصیف نامه بخواهد ، ممکن است بگویید ‘وقتی سالی از شرکت Social Media Z از من پرسید که آیا مایل هستم درباره کار آنها برای شرکت یک توصیف نامه بنویسم و من دریغ نکردم، آنها رسانه های اجتماعی ما را 300 درصد ارتقا دادند و واقعاً شرکت ما را در جامعه مجازی به خوبی معرفی نمودند. ‘

2- بیان کنید آیا محصول یا خدمات را به دیگران توصیه می کنید یا خیر. به نظر می رسد این کار بدون فکر است ، اما بهترین توصیف نامه باید شامل کلمات خاصی باشد که نشان می دهد شما می خواهید دیگران را به استفاده از محصول یا خدمات ترغیب کنید.

بسته به محصول یا خدمتی که در مورد آن می نویسید ، ممکن است بخواهید افراد خاصی را مستقیماً هدف قرار دهید. به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید ‘من Social Media Z را به ویژه به مشاغل کوچک که به دنبال ایجاد جایگاهی در جامعه مجازی هستند بسیار توصیه می کنم.’

3- فراخوانی درج نمایید. با توجه به آداب تهیه متن توصیف نامه که تا اینجا بیان شد، می توانید، توصیفات خود را ارائه دهید. با این حال ، اگر اعتماد به نفس کافی داشته باشید ، ممکن است خوانندگان را ترغیب کنید تا با شرکت ارائه دهنده محصول یا خدمات تماس بگیرند.

منبع :